Ga in het tabblad “Beheer het profiel” naar het onderdeel “Standinformatie” en klik op Bewerken. Uw profiel bestaat uit verschillende onderdelen: basisinformatie, bedrijfsadres, bedrijfsomschrijving, categorieën, afbeeldingen en sociale media. U kunt een korte beschrijving van de activiteiten van uw bedrijf toevoegen. U kunt de informatie natuurlijk gebruiken van uw eigen website, maar houd er rekening mee dat u de informatie zo relevant mogelijk moet maken voor uw doelgroep.
Selecteer de categorieën die het beste passen bij de activiteiten van uw bedrijf. De categorieën worden gebruikt in de exposantencatalogus op de website van het evenement. Door de juiste categorieën te selecteren, zorgt u ervoor dat uw doelgroep u gemakkelijk kan vinden.
Vervolgens uploadt u uw logo en een headerafbeelding. Uw logo en headerafbeelding worden weergegeven op uw online bedrijfsprofiel. Als u een GoPlus of GoPremium pakket heeft, kunt u een video uploaden in plaats van de header foto. Bij het invullen van een veld wordt de informatie automatisch opgeslagen. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht.
Ga in het tabblad “Beheer het profiel” naar de sectie “Producten en diensten” en klik op “Product toevoegen”. U kunt de naam van uw product en een afbeelding invoegen, een beschrijving van uw product of dienst toevoegen (maximaal 2000 tekens) en meer informatie toevoegen, zoals een URL (bijvoorbeeld naar de productpagina op uw website), een YouTube-URL of documenten. De velden met een sterretje zijn verplicht.
Wanneer de website in meerdere talen beschikbaar is, raden wij u aan de informatie in alle beschikbare talen in te voeren. Dit wordt aangegeven door de rode taalblokken. Om het u gemakkelijker te maken, kunt u de ingebouwde Google Translate gebruiken om u te helpen de tekst aan te passen naar andere talen. Zodra een taal is ingevoerd, wordt het blokje groen. Als u één taal hebt ingevoerd en dezelfde naam of afbeelding ook voor de andere talen wilt gebruiken, klik dan op “Gebruik hetzelfde voor alle talen”. Klik vervolgens op “Opslaan”. Door uw productbeschrijving in andere talen te vertalen krijgen meer klanten een beter inzicht in uw aanbod en producten, zodat u een groter publiek kunt bereiken.
Ga in het tabblad “Beheer het profiel” naar de sectie “Nieuws” en klik op “Nieuws toevoegen” en scroll eventueel naar beneden. Het toevoegen van een nieuwsbericht is vergelijkbaar met het aanvullen van de bedrijfsinformatie of het toevoegen van een nieuw product. Als de website in verschillende talen beschikbaar is, adviseren wij u ook hier alle vertalingen in te voeren om een zo volledig mogelijk profiel te krijgen. Alleen de velden met een sterretje zijn verplicht, maar wij raden u aan alle velden in te vullen. Door een URL toe te voegen aan bijvoorbeeld uw homepage of een productpagina drijft u direct verkeer naar uw website. Dit kan leiden tot leads in de aanloop naar uw deelname. De ingevulde velden worden automatisch opgeslagen.
Ga in het tabblad “Beheer het profiel” naar de sectie “Vacatures” en klik op “Vacature toevoegen”. Vul alle velden in. De velden met een sterretje zijn verplicht. Het is mogelijk om meerdere vacatures toe te voegen. Ook hier dient u in verschillende talen te posten indien beschikbaar.
Het contactformulier kan door alle online bezoekers worden gebruikt om voor of na het evenement contact met u op te nemen. Zij kunnen meer informatie vragen over uw producten en diensten. Het formulier bevat de naam van de afzender, het e-mailadres en een berichtveld dat u kunt invullen voordat u het verstuurt. Alle e-mails worden verzonden naar het contact e-mailadres dat u bij uw bedrijfsprofiel hebt opgegeven. Als potentiële bezoekers online contact met u opnemen, vergeet dan niet om een face-to-face ontmoeting op het evenement aan te bieden.
Ga naar het tabblad ”Prestaties opvolgen”. Daar vindt u al uw resultaten, waaronder pageviews en meest bezochte pagina’s.
De informatie die u heeft ingevoerd voor uw online profiel voor vorige evenementen kan worden hergebruikt wanneer u deelneemt aan een ander Easyfairs-evenement.
Producten, nieuws en vacatures hebben hun gearchiveerde catalogi. Klik op “Toevoegen uit uw catalogus” om toegang te krijgen tot eerder gebruikte items. Vergeet niet uw informatie voor elk evenement bij te werken zodat alles up-to-date is.
Updates aan uw online profiel worden automatisch binnen een uur op uw live bedrijfsprofiel geplaatst als de deelnemerlijst al live staat op de website van het evenement.
In het tabblad ”Beheer de stand” onderaan de pagina vindt u een ”Webshop en bestellingen” tabel met al uw bestellingen voor de stand inclusief Smart Badge readers, standbenodigdheden en ander meubilair.
U kunt tijdens het evenement upgraden naar een ander EasyGo pakket door contact op te nemen met uw Easyfairs Accountmanager. U kunt ook extra materiaal, zoals meubilair of een extra Smart Badge reader bestellen voor het evenement via My Easyfairs.
Ga naar het tabblad “Nodig klant uit”. Onder “Persoonlijke registratielink” vindt u uw standaard uitnodigingslink.
Uw gepersonaliseerde uitnodigingslink is een waardevol hulpmiddel om zoveel persoonlijke uitnodigingen voor het evenement te versturen als u wilt. We weten dat bezoekers die door een exposant persoonlijk zijn uitgenodigd, eerder geneigd zijn de stand van die exposant op het evenement te bezoeken. Door een persoonlijke uitnodiging te sturen, bouwt u een band op met uw prospects. Kopieer de URL die u in Mijn Easyfairs vindt en voeg hem toe aan uw e-mailhandtekening, facturen, website, webbanners of alle e-mailcampagnes die u verstuurt. U kunt zelfs meer gepersonaliseerde registratielinks aanmaken als u uw verschillende communicatiekanalen (e-mailcampagnes, website, banners enz.) wilt volgen.
Klik op het tabblad “Nodig klant uit” en vervolgens op de sectie “Persoonlijke registratielink”. Wanneer u op “Extra links creëren” klikt, wordt u naar de site Visit Connect geleid. Zoek in het menu aan de linkerkant van uw scherm naar “Gasten” en klik erop.
Onder het tabblad “Registratie links” kunt u meer uitnodigingslinks creëren door rechtsboven op “Toevoegen” te klikken. U kunt altijd de handleiding voor het maken van unieke uitnodigingen raadplegen door te klikken op “klik hier voor hulp” onder de knop “Links maken” in het tabblad “Nodig klant uit” op My Easyfairs.
Ga naar het tabblad “Nodig klant uit” en scroll naar beneden naar de sectie “Geregistreerde bezoekers” waar u de lijst ziet van alle potentiële bezoekers die uw uitnodigingslink hebben gebruikt om zich te registreren voor het evenement. Waarom belt u hen niet vóór het evenement om een persoonlijke ontmoeting op uw stand te plannen? U kunt ook SMS-alerts instellen voor alle of sommige van uw voorgeregistreerde bezoekers, zodat u per sms een seintje ontvangt wanneer zij zich op het evenement melden.
Als dit zichtbaar is voor uw evenement dan ja, Easyfairs biedt deze dienst aan. Ga naar het tabblad “Nodig klant uit” en zoek de sectie “Uitnodigingsservice”. Deze sectie is bedoeld om het uitnodigen van uw klanten en prospects nog gemakkelijker te maken.* Het principe is heel eenvoudig: het enige wat u moet doen is uw contactenlijst uploaden tegen een bepaalde deadline (die kan verschillen per evenement). Easyfairs doet de rest en zorgt ervoor dat uw klanten namens u een gepersonaliseerde uitnodiging ontvangen (per e-mail of per post, afhankelijk van het evenement). Om meer te weten te komen over het formaat van het contactbestand, kunt u de importtemplate gebruiken (link). De functionaliteit van de uitnodigingsservice is volledig conform AVG, aangezien u wordt gevraagd de meegeleverde verwerkersovereenkomst digitaal te ondertekenen. Houd er rekening mee dat u ervoor moet zorgen dat u alle noodzakelijke opt-ins hebt voor de contactgegevens die u ons verstrekt.
*Let op dat de beschikbaarheid van de uitnodigingsservice afhankelijk is van het evenement.
Uw innovatie wordt beoordeelt door leden van het evenemententeam of externe partners met een grondige kennis van de sector (of beide).
Als de innovatiegalerij al live is, duurt de beoordeling van innovatie aanvragen meestal niet langer dan twee weken.
Vergeet niet dat u alleen een innovatie kunt registreren als u producten aan uw profiel hebt toegevoegd, dus zorg ervoor dat dit eerst gebeurt. Om verder te gaan met het toevoegen van uw product(en) als een innovatie, gaat u naar het tabblad “Beheer het profiel” en vindt u de sectie “Innovatiegalerij”. Klik op “Items beheren”. U ziet dan alle producten die u kan aanmelden voor de innovatiegalerij. Met een GoLeads pakket kunt u één innovatie aanmelden, met een GoPlus en een GoPremium pakket twee innovaties. Zodra u uw product heeft geselecteerd, geeft u een korte uitleg waarom het een innovatie is. Als u klaar bent, klikt u op “Aanmelden” en uw aanvraag is ingediend. Nu hoeft u alleen nog maar te wachten op de goedkeuring van uw innovatie.
Ga naar het onderdeel “Innovatiegalerij” onder het tabblad “Beheer het profiel” en klik op “Items beheren”. Daar vindt u al uw aanvragen en kunt u de status van elke innovatieaanvraag volgen.
Wanneer uw innovatieaanvraag door de Innovation Reviewer is goedgekeurd, vindt u uw innovatie op een speciale pagina van de eventwebsite met de naam “Innovaties”. Zo krijgt uw product nog meer exposure en wordt uw bereik nog groter.
De Smart Badge reader is een klein apparaat dat helpt om onze evenementen papierloos te houden en u helpt om u te concentreren op het opbouwen van kwalitatieve relaties tijdens het evenement. De Smart Badge reader is uniek voor elke exposant en dient voor aanvang van het evenement opgehaald te worden bij de exposantenbalie. Bezoekers kunnen exposanteninformatie verzamelen door de readers aan te raken met hun badge. Voor het evenement kunt u beslissen welke informatie u wilt delen met uw leads. U kunt bijvoorbeeld een productpagina of een speciale aanbieding delen, of een reader gebruiken om een winactie te houden onder uw klanten. Wanneer u geen product, nieuwsitem of vacature koppelt aan uw reader, is de reader automatisch gelinkt aan uw bedrijfsprofiel. Met meerdere readers kunt u uw leads vanaf het begin categoriseren. Tijdens het evenement scant elke bezoeker die geïnteresseerd is in uw bedrijf uw reader. Wanneer het evenement voorbij is, en u uw reader is ingeleverd bij de exposantenbalie, krijgt u een lijst met leads (touches) die alle informatie bevat die de bezoekers hebben gedeeld (zoals naam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoonnummer, enz.).
Bezoekers krijgen informatie die u voor het evenement aan uw reader heeft gekoppeld. Uw reader is standaard gekoppeld aan uw online bedrijfsprofiel pagina. Als u meer dan één reader heeft, krijgen bezoekers alleen de informatie die gekoppeld is aan de reader die ze hebben aangeraakt.
Zeker. Vraag uw Accountmanager op het evenement om extra readers te regelen. Laat hen weten hoeveel u er wilt en welke informatie eraan gekoppeld moet worden. Extra readers worden na het evenement in rekening gebracht.
Uw Smart Badge reader moet zichtbaar en toegankelijk zijn voor alle bezoekers die uw stand voorbijkomen. Wij raden u aan uw reader bij de balie of bij de ingang van uw stand te plaatsen waar hij het meest zichtbaar is, zodat bezoekers hem gemakkelijk kunnen scannen.
Readers kunnen tot uiterlijk twee weken voor het evenement gekoppeld worden aan een product, nieuwsitem of vacature. U kunt dit niet zelf wijzigen tijdens het evenement. Als u echter contact opneemt met ons supportteam ter plaatse, kunnen zij uw reader koppelen aan andere beschikbare content van uw keuze. Uw bedrijfs- of productinformatie die reeds aan uw reader is gekoppeld, kan op elk moment via My Easyfairs worden bijgewerkt en bezoekers krijgen de meest recente informatie.
Standaard worden readers gekoppeld aan uw bedrijfsprofielpagina.
Maar u kunt uw reader ook linken aan een specifiek product, nieuwsbericht of speciale aanbieding zolang deze content beschikbaar is in My Easyfairs. Het hebben van meerdere readers geeft u dus de mogelijkheid om uw leads vanaf het begin te categoriseren.
Aan het einde van het evenement moet u uw reader(s) terugbrengen, of Easyfairs personeel haalt ze op bij uw stand. Dan zorgen wij ervoor dat alle touch-data worden geüpload naar My Easyfairs. De lijst met leads is de volgende ochtend voor u beschikbaar in My Easyfairs. U ontvangt ook een e-mail wanneer de lijst beschikbaar is om te downloaden.
De lijst bevat registratiegegevens die bezoekers die uw Smart Badge Reader hebben gescand hebben gedeeld bij het registreren voor het evenement: voornaam, naam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoonnummer (indien gevraagd).
Visit Connect is een webapplicatie waarmee u tijdens het evenement leads kunt verzamelen en kwalificeren. Uw vertegenwoordigers kunnen aangepaste vragen gebruiken, aantekeningen maken (schriftelijk, mondeling of met foto) en aanvullende informatie toevoegen. U kunt ook alle scans exporteren naar Excel, zodat u de leads gemakkelijk kunt opvolgen. Elke exposant krijgt onbeperkt aantal licenties, wat betekent dat al uw standpersoneel Visit Connect tijdens het evenement kunnen gebruiken. Zo kunt u gemakkelijk bijhouden wie tijdens het evenement contact heeft gehad met welke bezoeker, wat uw bedrijf helpt om sterke relaties op te bouwen door na het evenement follow-up te geven.
Visit Connect is een scantool om gesprekken tijdens het evenement bij te houden met klanten en prospects die geïnteresseerd zijn in uw producten en diensten. Na een interessant face-to-face gesprek met een potentiële klant kunt u hen om toestemming vragen om hun badge te scannen met Visit Connect. Het is alsof ze u hun digitale visitekaartje hebben gegeven. U kunt notities toevoegen en zelfs vragen stellen om deze leads te segmenteren en te kwalificeren. Na het evenement kunt u alle leads exporteren naar Excel om de follow-up te vergemakkelijken.
U kunt de Visit Connect leads ook downloaden vanuit My Easyfairs. Na het scannen van hun badge met Visit Connect raden we aan om de bezoeker te wijzen op het scannen van de Smart Badge reader met hun Smart Badge, zodat ze ook uw bedrijfsgegevens terugkrijgen.
Als er meerdere teamleden op uw stand zijn die Visit Connect gebruiken, kan ieder van hen zijn eigen leads zien.
Een real-time alert stuurt een sms-bericht naar de telefoons van uw standpersoneel of dat van uw bedrijf wanneer een bezoeker die is geregistreerd met uw persoonlijke uitnodigingslink op het evenement aankomt. Deze dienst helpt u te begrijpen wie er op uw stand zou kunnen komen en u voor te bereiden op het komende bezoek.
U kunt instellen dat real-time sms-meldingen door maximaal drie telefoonnummers worden ontvangen.
In het tabblad “Nodig klanten uit” gaat u naar de sectie “Beheer sms-meldingen”. U komt nu terecht in het overzicht van klanten en prospects die zich vooraf hebben ingeschreven via uw persoonlijke uitnodigingslink. U kunt real-time alerts instellen voor de hele lijst door maximaal drie telefoonnummers in te voeren, of u kunt specifieke voorgeregistreerde bezoekers selecteren voor wie u de SMS-waarschuwing wilt ontvangen en op welk telefoonnummer.
Ja. In het tabblad “Nodig klanten uit” gaat u naar de sectie “Beheer sms-meldingen”, waar u door uw lijst van klanten en prospects kunt bladeren die zich via uw persoonlijke link(s) of codes hebben geregistreerd. U kunt nu alleen diegenen kunt selecteren van wie u een bericht wilt ontvangen wanneer zij op het evenement aankomen. U kunt maximaal drie telefoonnummers invoeren om de SMS-melding te krijgen en u kunt voor elk telefoonnummer een andere lijst van bezoekers hebben.
U hoeft alleen maar de telefoonnummers te verwijderen die in My Easyfairs onder de sectie “Beheer sms-meldingen” in het tabblad “Nodig klanten uit” zijn ingevoerd of gewoon de meldingen voor een bepaald nummer uit te schakelen.
We raden aan een afbeelding te gebruiken die minimaal 1024 × 576 px groot is.
In My Easyfairs hebben we een bijsnijdhulpmiddel om ervoor te zorgen dat uw afbeelding mooi wordt weergegeven op onze websites, dus u hoeft geen afbeelding met die exacte specificaties aan te leveren.
*Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPlus en GoPremium pakket.
Nee, maar op de “Prestaties opvolgen” pagina kunt u zien hoe vaak uw verschillende pagina’s zijn bekeken.
*Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPlus en GoPremium pakket.
De belangrijkste plaats waar uw logo online zichtbaar is, is op uw bedrijfsprofielpagina. Vervolgens kan uw logo, afhankelijk van uw EasyGo-pakket, worden weergegeven op de deelnemerslijst, op verschillende touchpoints tijdens de bezoekersregistratie en/of op schermen/displays op het evenement.
*Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPlus en GoPremium pakket.
Ja, u kunt elke afbeelding uploaden, maar we raden u sterk aan om uw bedrijfslogo te uploaden. Zo helpt u bezoekers die in de deelnemerslijst rondkijken om uw bedrijf sneller te herkennen en vergroot u de naamsbekendheid onder bezoekers van het evenement die u al voor het evenement kunnen ontdekken.
*Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPlus en GoPremium pakket.
Wij raden aan dat de resolutie van uw logo of advertentie minstens 1820 x 830 px bedraagt.
**Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPremium pakket.
Ja, u kunt uw bedrijfslogo of een advertentie kiezen voor weergave op de site. Met een advertentie kunt u een specifieke boodschap en call-to-action overbrengen, zoals “Kom ons bezoeken op stand XX”.
**Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPremium pakket.
Uw logo wordt meestal weergegeven op stand-alone schermen of schermwanden op drukbezochte plaatsen op het evenement zoals de ingang of het cateringpunt.
**Deze functie is alleen beschikbaar voor exposanten met GoPremium pakket.