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PROFIL EN LIGNE

Dans l’onglet « Gérer le profil de mon stand », allez à la section « Informations du stand » et cliquez sur « Modifier ».  Votre profil se compose de plusieurs parties : informations de base, adresse de la société, son descriptif, catégories, images et réseaux sociaux. Vous pouvez ajouter un bref descriptif des activités de votre entreprise. Vous pouvez, bien entendu, utiliser les informations de votre propre site web, mais n’oubliez pas que ces informations doivent être aussi pertinentes que possible pour votre public cible. Vous trouverez un certain nombre de catégories prédéfinies parmi lesquelles vous devrez choisir celles qui correspondent le mieux aux activités de votre entreprise. Ces catégories sont utilisées dans le catalogue des exposants sur le site web de l’événement. En sélectionnant les bonnes catégories, vous vous assurez que votre public cible pourra vous trouver facilement en filtrant les catégories en fonction de ses intérêts. Ensuite, vous pouvez télécharger votre logo et une image d’en-tête. Votre logo et votre image d’en-tête sont affichés sur le profil de votre stand en ligne. Si vous avez un pack GoPlus ou GoPremium, vous pouvez télécharger une vidéo à la place de l’image d’en-tête. Lorsque vous remplissez un champ, les informations sont enregistrées automatiquement. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Dans l’onglet « Gérer le profil de mon stand », allez dans la section « Produits Services » et cliquez sur « Ajouter un produit ». Vous pouvez alors entrer le nom de votre produit et une image, ajouter une description de votre produit ou service (jusqu’à 2000 caractères) et ajouter des informations supplémentaires telles qu’une URL (par exemple vers la page du produit sur votre site web), une URL YouTube ou des documents tels que des fiches techniques. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires. 
Lorsque le site web est disponible en plusieurs langues, nous vous recommandons de saisir les informations dans toutes ces langues disponibles. Cela est indiqué par les blocs linguistiques rouges. Pour vous faciliter la vie, vous pouvez utiliser la fonction intégrée Google Translate pour vous aider à adapter le texte en d’autres langues. Dès qu’une langue a été saisie, le bloc devient vert. Si vous avez saisi une langue et que vous souhaitez utiliser le même nom ou la même image pour les autres langues, cliquez sur « Utiliser le même pour toutes les langues ». Cliquez ensuite sur « Enregistrer ». La traduction de votre description de produit dans d’autres langues permettra à un plus grand nombre de clients de mieux comprendre votre offre et vos produits, ce qui vous permettra de toucher un public plus large.
Dans l’onglet « Gérer le profil de mon stand », allez à la section « Actualités » et cliquez sur « Ajouter une actualité » et, si nécessaire, faites défiler la page vers le bas. L’ajout d’une actualité est similaire au fait de compléter les informations sur l’entreprise ou d’ajouter un nouveau produit. Ici aussi, si le site est disponible en plusieurs langues, nous vous conseillons de saisir toutes les traductions pour obtenir le profil le plus complet. Seuls les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires, mais nous vous recommandons de les remplir tous. En ajoutant une URL vers votre page d’accueil ou vers une page produit, par exemple, vous attirez immédiatement du trafic vers votre site web. Cela peut générer des prospects même avant votre participation. Les champs complétés sont automatiquement sauvegardés.
Dans l’onglet  »Gérer le profil de mon stand », allez dans la section  »Offres d’emploi » et cliquez sur  »Ajouter une offre d’emploi ». Remplissez tous les champs. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires. Il est possible d’ajouter plusieurs offres d’emploi. Ici aussi, vous devez les publier dans différentes langues disponibles.
Le formulaire de contact peut être utilisé par tous les visiteurs en ligne pour prendre contact avec vous avant ou après l’événement. Ils peuvent demander plus de détails sur vos produits et services. Le formulaire comprend le nom de l’expéditeur, son adresse électronique et un champ libre qu’il doit remplir avant de l’envoyer. Tous les emails seront envoyés à l’adresse électronique de contact que vous avez indiquée dans le profil de votre entreprise. Si des visiteurs potentiels vous contactent en ligne, n’oubliez pas de leur proposer une rencontre en face-à-face lors de l’événement.
Allez dans l’onglet  »Suivre les performances ». Vous y trouverez toutes vos statistiques de performance, y compris le nombre de pages vues et les pages les plus visitées. 
Les informations que vous avez saisies dans votre profil en ligne pour les événements précédents peuvent être réutilisées lorsque vous participez à un autre événement Easyfairs. Les produits, les actualités et les offres d’emplois ont leurs catalogues archivés. Cliquez sur « Ajouter depuis votre catalogue » pour accéder aux articles précédemment utilisés. N’oubliez pas de revoir vos informations avant chaque événement pour vous assurer que tout est à jour. 
Les mises à jour apportées à votre profil en ligne sont automatiquement publiées sur votre page de profil en ligne dans l’heure qui suit si la page du catalogue des exposants est déjà en ligne sur le site de l’événement.
Dans l’onglet  »Gérer mon stand » en bas de la page, vous trouverez un tableau « Webshop Commandes » qui contient toutes vos commandes pour le stand, y compris les lecteurs Smart Badge, les fournitures du stand et autre mobilier.
Vous pouvez effectuer un sur-classement pendant l’événement en contactant votre Customer Success Representative Easyfairs. Vous pouvez également commander des équipements supplémentaires, comme du mobilier ou un lecteur de badge avant l’événement via My Easyfairs.

SERVICE D'INVITATION

Allez dans l’onglet « Inviter mes clients ». Dans la section « Lien d’invitation personnalisé », vous pouvez trouver votre lien d’invitation personnalisé et en générer de nouveaux. 
Votre lien d’invitation personnalisé est un outil précieux pour envoyer autant d’invitations personnelles à l’événement que vous le souhaitez. Nous savons que les visiteurs qui ont été personnellement invités par un exposant sont plus susceptibles de visiter le stand de cet exposant lors de l’événement. En envoyant une invitation personnelle, vous commencez à établir un lien avec vos prospects. Copiez l’URL que vous avez récupérée dans My Easyfairs et ajoutez-la à votre signature e-mail, vos factures électroniques, votre site web, vos bannières web ou toute autre campagne e-mail que vous envoyez. Vous pouvez même créer des liens d’inscription supplémentaires si vous souhaitez suivre vos différents canaux de communication (campagnes d’emailing, site web, bannières, etc.). 
Cliquez sur l’onglet « Inviter mes clients » et ensuite sur la section « Lien d’invitation personnalisé ». Lorsque vous cliquez sur « Créer des liens », vous êtes dirigé vers le site Visit Connect. Dans le menu situé à gauche de votre écran, trouvez « Invités » et cliquez dessus. Sous l’onglet « Liens d’inscription », vous pourrez générer d’autres liens d’invitation en cliquant sur « Ajouter » dans le coin supérieur droit.  Vous pouvez toujours consulter le manuel de visite sur la création d’invitations uniques en cliquant sur « cliquez ici pour obtenir de l’aide » sous le bouton « Créer des liens » dans l’onglet « Inviter mes clients » de My Easyfairs.  

Allez dans l’onglet « Inviter mes clients » et descendez jusqu’à la section « Visiteurs pré-enregistrés » où vous verrez la liste de tous les visiteurs potentiels qui ont utilisé votre lien d’invitation pour s’inscrire à l’événement. Pourquoi ne pas les appeler avant l’événement pour organiser une rencontre en face-à-face sur votre stand ? Vous pouvez également configurer des alertes SMS pour tout ou partie de vos visiteurs pré-enregistrés, afin d’être averti par SMS de leur arrivée à l’événement.

Consultez la rubrique « Que sont les alertes en temps réel? »

Easyfairs propose ce service, sous réserve de disponibilité pour votre événement. Allez dans l’onglet « Inviter mes clients » et trouvez la section « Service gratuit d’invitation ». Cette section a pour but de faciliter l’invitation de vos clients et prospects.* Le principe est très simple : il vous suffit de télécharger votre liste de contacts avant une certaine date limite (variable selon les événements). Easyfairs fait le reste et s’assure que vos clients reçoivent une invitation personnalisée de votre part (par email ou par courrier, selon l’événement). Pour en savoir plus sur le format du fichier contact, vous pouvez utiliser le modèle d’import (lien). La fonctionnalité du service d’invitation est entièrement conforme au RGPD, car il vous sera demandé de signer numériquement l’accord du processeur fourni. Veuillez noter que vous devez vous assurer que vous disposez de tous les opt-ins nécessaires pour les données de contact que vous nous fournissez .  *Notez que la disponibilité du service d’invitation dépend de l’événement. 

GALERIE DES INNOVATIONS

Les examinateurs de nos innovations sont soit des membres de l’équipe de l’événement, soit des partenaires externes ayant une connaissance approfondie du secteur (ou les deux). 
Si la Galerie des Innovations est déjà en ligne, l’examen des demandes d’innovation ne prend généralement pas plus de deux semaines. 
Rappelez-vous que vous ne pouvez enregistrer une innovation que si vous avez ajouté des produits à votre profil. Pour procéder à l’ajout de votre ou vos produits en tant qu’innovation, allez dans l’onglet « Gérer le profil de mon stand » et trouvez la section « Galerie des innovations ». Cliquez sur « Gérer vos produits » ou l’icône +.  Vous verrez tous les produits avec lesquels vous pouvez postuler à la Galerie des innovations. Avec un pack GoLeads, vous pouvez soumettre une innovation, avec un pack GoPlus ou GoPremium, deux innovations. Une fois que vous avez sélectionné votre produit, expliquez brièvement pourquoi il s’agit d’une innovation. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Appliquer » et votre demande est soumise. Il ne vous reste plus qu’à attendre l’approbation de votre innovation.
Allez dans la section « Galerie des innovations », sous l’onglet « Gérer le profil de mon stand », et cliquez sur « Gérer vos produits ».  Vous y trouverez toutes vos candidatures et pourrez suivre le statut de chacune.  
Lorsque votre demande d’innovation a été approuvée par l’examinateur des innovations, vous trouverez votre innovation sur une page dédiée du site web de l’événement, généralement appelée « Galerie des innovations ». De cette façon, votre produit est encore plus exposé et bénéficiera d’une visibilité plus importante. 

TECHNOLOGIE SMART BADGE

Le lecteur de badges est un petit appareil qui contribue à la dématérialisation de nos événements et vous permet de vous concentrer sur l’établissement de relations de qualité pendant l’événement. Le Smart Badge Reader est unique pour chaque exposant et sera placé sur votre stand avant le début de l’événement. Les visiteurs peuvent recueillir des informations sur les exposants en touchant les lecteurs avec leur badge. Avant l’événement, vous pouvez décider des informations que vous souhaitez partager avec vos prospects. Vous pouvez partager une page produit ou une offre spéciale, ou utiliser un lecteur pour organiser une loterie parmi vos clients, par exemple. Par défaut, les lecteurs sont liés à la page de profil votre entreprise. Le fait d’avoir plusieurs lecteurs vous donne la possibilité de catégoriser vos prospects dès le départ. Pendant l’événement, chaque visiteur intéressé par votre entreprise touche votre lecteur. Lorsque l’événement est terminé et que vous nous rendez votre lecteur, vous obtenez une liste de contacts contenant toutes les informations que les visiteurs ont partagées (telles que le nom, le nom de l’entreprise, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, etc.)  
Les visiteurs obtiennent les informations que vous avez liées à votre lecteur avant l’événement. Par défaut, votre lecteur est lié à la page de profil de votre entreprise en ligne. Si vous avez plus d’un lecteur, les visiteurs obtiendront uniquement les informations liées au lecteur qu’ils ont touché.  
Certainement. Demandez à votre représentant commercial lors de l’événement. Faites-lui savoir combien vous en voulez, et quelles informations doivent leur être associées. Les lecteurs supplémentaires vous seront facturés après l’événement.
Votre lecteur de badge doit être visible et accessible à tous les visiteurs passant devant votre stand. Nous vous recommandons de placer votre lecteur sur le comptoir ou à l’entrée de votre stand, là où il est le plus visible, afin que les visiteurs puissent le toucher facilement.
Les lecteurs sont configurés deux semaines avant l’événement, vous ne pouvez donc pas les modifier vous-même pendant l’événement. Toutefois, si vous prenez contact avec notre équipe sur place, elle pourra relier votre lecteur à tout autre contenu disponible de votre choix. Veuillez noter que les informations sur votre entreprise ou vos produits déjà liées à votre lecteur peuvent être mises à jour via My Easyfairs à tout moment et les visiteurs obtiendront les dernières informations.
Par défaut, les lecteurs sont liés à la page de profil de votre entreprise. Mais vous pouvez également lier votre lecteur à un produit spécifique, à une actualité ou à une offre spéciale, pour autant que ce contenu soit disponible dans My Easyfairs. Le fait d’avoir plusieurs lecteurs vous donne donc l’opportunité de catégoriser vos leads dès le début.
A la fin de l’événement, vous devez rendre votre (vos) lecteur(s), ou le personnel Easyfairs les collectera sur votre stand. Ensuite, nous nous assurons que toutes les données sont téléchargées dans My Easyfairs. La liste des prospects sera disponible pour vous dans My Easyfairs le lendemain matin. Vous recevrez également un email de notification lorsque la liste sera disponible pour le téléchargement.
La liste contient les données d’enregistrement que les visiteurs, qui ont touché votre lecteur de badge, ont partagées lors de leur inscription à l’événement : prénom, nom, nom de l’entreprise, email, numéro de téléphone (si demandé).

VISIT CONNECT

Visit Connect est une application web qui vous aidera à collecter et à qualifier des prospects pendant l’événement. Vos représentants commerciaux peuvent utiliser des questions personnalisées, prendre des notes (écrites, orales ou photographiques) et noter des informations supplémentaires. Vous pouvez également exporter tous les scans vers Excel, ce qui facilite le suivi de vos contacts et clients potentiels. Comme il n’y a pas de limite d’utilisation, cela signifie que tout le personnel de votre stand peut utiliser Visit Connect pendant l’événement, ce qui facilite le suivi de qui a été en contact avec quel visiteur pendant l’événement, aidant ainsi votre entreprise à établir des relations solides en assurant un suivi après l’événement.
Visit Connect est une application web permettant de garder la trace des conversations tenues pendant l’événement avec des clients et des prospects intéressés par vos produits et services. Après une conversation intéressante en face-à-face avec un client potentiel, vous pouvez lui demander son accord pour scanner son badge avec Visit Connect. C’est comme s’il vous avait donné sa carte de visite numérique. Et vous pouvez ajouter des notes et même poser des questions pour segmenter et qualifier ces prospects. Après l’événement, vous pouvez exporter tous les prospects vers Excel pour faciliter le suivi. Vous pouvez également télécharger les prospects de Visit Connect depuis My Easyfairs. Après avoir scanné leur badge avec l’application, nous vous encourageons à inviter le visiteur à toucher votre lecteur avec son Smart Badge, afin qu’il obtienne également les coordonnées de votre entreprise en retour. Si plusieurs membres de votre équipe sont présents sur votre stand et utilisent Visit Connect, chacun d’entre eux peut voir ses propres prospects. 

Plus d'informations sur Visit Connect

1-PAGER USER GUIDE

Veuillez cliquer ici pour accéder au guide Visit Connect

FAQ

Veuillez cliquer ici pour accéder au FAQ Visit Connect

ALERTE EN TEMPS RÉEL

Une alerte en temps réel envoie une notification par SMS sur votre téléphone ou celui de votre personnel présent sur le stand lorsqu’un visiteur enregistré avec votre lien d’invitation personnel arrive à l’événement. Ce service vous permet de savoir qui pourrait visiter votre stand et de vous préparer à une rencontre éventuelle.
Vous pouvez configurer maximum 3 numéros de téléphone sur lesquels seront envoyées les alertes SMS en temps réel.

Dans l’onglet « Inviter mes clients », allez à la section « Créer les alertes SMS », où vous serez dirigé vers la liste des clients et prospects qui se sont préenregistrés via votre lien d’invitation personnalisé. Vous pouvez soit configurer des alertes en temps réel pour l’ensemble de la liste en saisissant jusqu’à trois numéros de téléphone, soit sélectionner des visiteurs préenregistrés spécifiques pour lesquels vous souhaitez recevoir l’alerte SMS et sur quel numéro de téléphone.

Oui. Dans l’onglet  »Inviter mes clients », allez à la section  »Créer les alertes SMS », où vous pouvez parcourir votre liste de clients et de prospects qui se sont inscrits à l’aide de votre/vos lien(s) ou code(s) personnel(s) et sélectionner ceux pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification lorsqu’ils arrivent à l’événement. Vous pouvez saisir jusqu’à trois numéros de téléphone pour recevoir la notification par SMS et vous pouvez avoir une liste de visiteurs différente pour chaque numéro de téléphone.

Il vous suffit de supprimer les numéros de téléphone saisis dans My Easyfairs sous la rubrique « Créer les alertes SMS » dans l’onglet « Inviter mes clients » ou de désactiver simplement les notifications pour un numéro donné.

VISIBILITÉ EN LIGNE*

Nous vous recommandons d’utiliser une image d’une taille minimale de 1024 × 576 px. Nous disposons d’un outil de recadrage dans My Easyfairs pour nous assurer que votre image s’affichera correctement sur nos sites web, vous n’avez donc pas besoin de fournir une image avec ces spécifications exactes.

*Cette fonction n’est disponible que pour les exposants disposant d’un forfait GoPlus ou GoPremium

Non, mais dans la page de suivi de vos performances, vous pourrez voir combien de fois vos différentes pages ont été consultées.

*Cette fonction n’est disponible que pour les exposants disposant d’un forfait GoPlus ou GoPremium

Le principal endroit où votre logo est visible en ligne est la page de profil de votre entreprise. Ensuite, en fonction de votre pack EasyGo, votre logo peut être affiché sur le catalogue des exposants, à différents points de contact lors de l’enregistrement des visiteurs et/ou sur des écrans/affichages sur place lors de l’événement.

*Cette fonction n’est disponible que pour les exposants disposant d’un forfait GoPlus ou GoPremium

Oui, vous pouvez télécharger n’importe quelle image, mais nous vous conseillons vivement de télécharger le logo de votre entreprise. De cette façon, vous aiderez les visiteurs qui consultent le catalogue des exposants à identifier votre entreprise plus rapidement et vous augmenterez la notoriété de votre marque auprès des visiteurs de l’événement qui pourront vous découvrir avant l’événement.

*Cette fonction n’est disponible que pour les exposants disposant d’un forfait GoPlus ou GoPremium

VISIBILITÉ SUR PLACE**

Nous recommandons que la résolution de votre logo ou de votre annonce soit d’au moins 1820 x 830 px.

**Cette fonction n’est disponible que pour les exposants ayant souscrit au forfait GoPremium

Oui, vous pouvez choisir le logo de votre entreprise ou une annonce. Avec une annonce, vous pouvez transmettre un message spécifique tel que « Nous recrutons! Venez nous voir sur le stand XX ».

**Cette fonction n’est disponible que pour les exposants ayant souscrit au forfait GoPremium

Votre logo ou annonce est généralement affiché sur des écrans ou des murs d’écrans dans les zones à fort trafic de l’événement (comme l’entrée ou le point de restauration).

**Cette fonction n’est disponible que pour les exposants ayant souscrit au forfait GoPremium

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